Stellenangebote

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person als

Assistenz der Geschäftsführung / Büromanager (w/m/d)

in Teilzeit (50-60%, 19-23 Wochenstunden). Der Vertrag ist unbefristet

Ihre Hauptaufgaben

• Sie entlasten die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft – mit einem sicheren Gespür für Prioritäten.
• Sie erstellen Dokumente, Korrespondenz (auch Serienbriefe und -mailings), bereiten Unterlagen auf, betreuen Abrechnungen und die vorbereitende Buchhaltung.
• Sie organisieren Termine, Fristen und Wiedervorlagen – effizient und mit Weitblick.
• Sie pflegen Kontakte in unserer CRM-Datenbank, erfassen und bestätigen neue Zuwendungen und verwalten Fördermittel.
• Sie halten das Backoffice der Stiftung am Laufen – ob bei internen Prozessen, Ablagen, Beschaffung von Büromaterial oder kurzfristigen Anfragen.
• Sie sind die erste Ansprechperson in der Stiftung: Telefondienst, Korrespondenz, Empfang – Sie sorgen für einen positiven ersten Eindruck.

Ihr Profil

• Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder Verwaltung – idealerweise in einem dynamischen Umfeld
• Professionelles, freundliches Auftreten – am Telefon wie im persönlichen Kontakt
• Organisationstalent und ein gutes Zeitmanagement
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise
• Gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel), Kenntnisse von CRM-Datenbanken von Vorteil
• Sichere Englischkenntnisse, Polnischkenntnisse von Vorteil
• Hohe Identifikation mit den Zielen und Werten der Freya von Moltke-Stiftung

Wir bieten

• Mitarbeit in einer agilen, international agierenden Stiftung, die einen der größten internationalen Jugendbegegnungsorte in Europa fördert und zur Stärkung der Demokratie und des gesellschaftlichen Zusammenhalts beiträgt
• Mitarbeit in einem engagierten, angenehmen Team in einem internationalen Umfeld an der Schnittstelle zu deutschen und ausländischen Partnerorganisationen
• Raum für eigene Ideen und Weiterentwicklung
• Einen modernen Arbeitsplatz mit einer exzellenten Kantine
• flexible Arbeitszeiten
• Bezahlung nach internem Gehaltssystem
• eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller gesellschaftlichen Gruppen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, möglicher Eintrittsdatum, Gehaltsvorstellung, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) bis zum 31. August 2025 in einer PDF-Datei an die Geschäftsführerin Dr. Anna Quirin (bewerbung@fvms.de). Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der KW 38 bzw. KW 39 statt.
Bei Rückfragen steht Ihnen Hannah Voß per E-Mail (bewerbung@fvms.de) oder telefonisch unter 030 538931 6361 zur Verfügung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 1. November 2025 eine Person als

einen Werkstudenten (w/m/d)
für den Bereich Veranstaltungsorganisation und Büroadministration

in Teilzeit (19h/Woche, Vergütung rd. 1150,- € brutto/Monat). Der Vertrag ist zunächst auf ein Jahr befristet, mit der Option auf Verlängerung. Die Verteilung der Stunden kann abgesprochen werden, zwei regelmäßige Tage in der Woche sind wünschenswert.

Ihr Hauptaufgaben

• Mitarbeit bei Organisation von Stiftungsveranstaltungen
• Unterstützung im Fundraising und bei Kommunikation mit Stifterinnen
• und Spendern
• Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben
• Unterstützung der Datenbankpflege

Ihr Profil

• Einschreibung an einer Hochschule in einem relevanten Studiengang
• erste Erfahrungen im Bereich Veranstaltungsorganisation
• guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck, gute Englischkenntnisse, Polnischkenntnisse sind wünschenswert, aber keine Bedingung
• eine selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Spaß daran, im Team zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen
• Kenntnisse bzw. Interesse an den Themen: Erinnerungskulturen in Deutschland und Europa, Deutscher Widerstand gegen den Nationalsozialismus, deutsch-polnische Beziehungen, Stärkung der Demokratie und des Zusammenhalts in Europa
• sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
• Grundkenntnisse in WordPress und in der Arbeit mit Datenbanken sind von Vorteil, aber keine Bedingung, es sollte aber in jedem Fall die Bereitschaft bestehen, diese zu erwerben

Wir bieten

• Mitarbeit in einer kleinen, agilen und international agierenden Stiftung, die einen der größten internationalen Jugendbegegnungsorte in Europa fördert und Menschen dafür begeistern will, sich für Demokratie und Frieden zu engagieren
• Mitarbeit in einem engagierten, angenehmen Team in einem internationalen Umfeld an der Schnittstelle zu deutschen und ausländischen Partnerorganisationen
• Einblicke in das Stiftungswesen, Arbeit im NGO-Bereich und Fundraising
• die Möglichkeit, in hohem Maße selbständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen
• eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit

Die Bewerbungsfrist endet am 31. August 2025. Bitte richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse/Empfehlungen) ausschließlich in elektronischer Form in einer PDF-Datei an die Geschäftsführerin Dr. Anna Quirin (bewerbung@fvms.de). Gespräche finden voraussichtlich in Kalenderwoche 38 statt. Bei Rückfragen steht Ihnen Hannah Voß per E-Mail (bewerbung@fvms.de) oder telefonisch unter 030 538931 6361 zur Verfügung.